KI-Agenten · Wissens-Agent
Wissens-Agent: Firmenwissen finden statt suchen
Ein Wissens-Agent beantwortet Fragen aus Ihren eigenen Dokumenten — aus SharePoint, Laufwerken, E-Mails und dem ERP. Jede Antwort mit Quellenangabe. Und jeder sieht nur, was er auch sonst sehen darf.
Ausgangslage
Das Problem im Alltag
„Wo finde ich die aktuelle Prüfanweisung?" „Hatten wir das Thema mit diesem Kunden schon einmal?" „Wer weiß, warum wir das damals so konstruiert haben?"
Solche Fragen kosten in jedem Unternehmen jeden Tag Zeit. Das Wissen ist vorhanden, aber es liegt verteilt: in SharePoint, auf drei Netzlaufwerken mit gewachsener Ordnerstruktur, in E-Mail-Postfächern, im ERP, im DMS. Die Suchfunktion findet Dateinamen, aber keine Antworten. Also fragt man den Kollegen, der es wissen könnte — und unterbricht ihn bei seiner eigenen Arbeit.
Dazu kommt ein Thema, das viele Geschäftsführer im Mittelstand umtreibt: Erfahrene Mitarbeiter gehen in den nächsten Jahren in Rente. Was sie wissen, steht zu großen Teilen nirgends.
Ablauf
Was der Wissens-Agent konkret tut
Quellen anbinden
Wir verbinden den Agenten mit den Ablagen, die bei Ihnen führend sind — meist zwei bis drei zum Start, nicht alles auf einmal.
Berechtigungen übernehmen
Der Agent übernimmt die Zugriffsrechte aus Ihren Systemen. Wer einen Ordner heute nicht öffnen darf, bekommt auch vom Agenten keine Antwort daraus.
Frage verstehen
Ihre Mitarbeiter fragen in normaler Sprache, mit Ihren Fachbegriffen und Abkürzungen — nicht in Suchbegriffen.
Antworten mit Quelle
Der Agent antwortet aus Ihren Dokumenten und nennt zu jeder Aussage die Stelle, aus der sie stammt. Ein Klick, und das Originaldokument ist offen.
Ehrlich bei Lücken
Findet er nichts Belastbares, sagt er das — und zeigt, welche Dokumente am nächsten dran sind.
Lücken sichtbar machen
Fragen, auf die es keine Antwort gibt, werden gesammelt. So sehen Sie, wo Wissen fehlt und dokumentiert werden sollte — zum Beispiel, bevor ein erfahrener Kollege in Rente geht.
Anbindung
Angebundene Systeme
- SharePoint und Microsoft 365
- Dokumente, Teams-Ablagen, Wikis
- Netzlaufwerke
- Gewachsene Ordnerstrukturen, auch mit älteren Dateiformaten
- DMS
- Prüfanweisungen, Zeichnungen, Verfahrensanweisungen
- Freigegebene Postfächer, etwa für Projekte oder Service
- ERP und CRM
- Stammdaten, Auftrags- und Kundenhistorie
Die Freigabe bleibt beim Menschen
Ein Wissens-Agent liest und antwortet, er ändert nichts. Welche Quellen er nutzen darf und welche nicht, legen Sie fest. Personalakten, Gehaltsdaten oder Vorstandsunterlagen bleiben draußen, wenn Sie das so wollen — technisch ausgeschlossen, nicht nur per Anweisung.
Was der Agent bewusst nicht tut
- Er umgeht keine Berechtigungen. Was ein Mitarbeiter nicht sehen darf, sieht er auch über den Agenten nicht.
- Er ändert und löscht keine Dokumente. Er liest nur.
- Er antwortet nicht ohne Quelle. Eine Antwort, die sich auf kein Dokument stützt, gibt er nicht als Tatsache aus.
- Er bewertet keine Menschen. Er wertet nicht aus, wer wie viel fragt oder wer was weiß.
Auf Wunsch im eigenen Haus
Ein Wissens-Agent sieht naturgemäß viel von Ihrem Unternehmen. Deshalb kann er vollständig auf Ihren eigenen Servern laufen: Dann verlässt kein Dokument und keine Frage Ihr Netz. So ist er auch für Unternehmen mit strengen Anforderungen an Datenschutz und Geheimhaltung datenschutzkonform betreibbar.
KI im eigenen HausEinstieg
So starten Sie
Erstgespräch, 30 Minuten, kostenlos
Wir klären, wo bei Ihnen das meiste Wissen verloren geht.
Workshop
Ein Tag bei Ihnen. Wir sehen uns an, welche Ablagen führend sind, wie die Berechtigungen geregelt sind und welche Fragen am häufigsten gestellt werden.
Der erste Agent
Wir starten mit einem klar umrissenen Bereich — etwa Qualitätswesen oder Service — und erweitern dann.
Einen Wissens-Agenten betreiben wir in unserem eigenen Betrieb. Die Bausteine stehen — bei Ihnen unterscheiden sich Ablagen, Fachbegriffe und Berechtigungen.
Häufige Fragen
Fragen zum Wissens-Agenten
Was ist der Unterschied zur Suche in SharePoint?
Die Suche findet Dateien, in denen ein Wort vorkommt. Der Wissens-Agent beantwortet die Frage — und zeigt, aus welchen Dokumenten die Antwort stammt. Und er durchsucht auch Ablagen außerhalb von SharePoint.
Wie stellen Sie sicher, dass niemand Dinge sieht, die er nicht sehen darf?
Der Agent übernimmt die bestehenden Zugriffsrechte Ihrer Systeme. Zusätzlich lassen sich ganze Bereiche ausschließen. Wer welche Frage gestellt hat, kann protokolliert werden, wenn Ihr Datenschutz das verlangt.
Was ist mit dem Wissen, das nur in Köpfen steckt?
Das kann kein Agent auslesen. Aber er hilft, es festzuhalten: Er zeigt, zu welchen Fragen es keine Antwort gibt, und bereitet aus Gesprächen mit erfahrenen Kollegen strukturierte Dokumente vor, die diese dann prüfen.
Erfindet die KI nicht manchmal Antworten?
Sprachmodelle können das, wenn man sie lässt. Deshalb ist der Wissens-Agent so gebaut, dass er nur aus Ihren Dokumenten antwortet und jede Aussage belegt. Findet er nichts, sagt er es.
Wir haben schon eine KI-Lizenz im Haus. Brauchen wir das trotzdem?
Vielleicht nicht. Das klären wir ehrlich im Erstgespräch. Ein eigener Wissens-Agent lohnt sich vor allem, wenn Ihr Wissen über mehrere Systeme verteilt ist, wenn Ihre Fachbegriffe sehr speziell sind oder wenn die Daten das Haus nicht verlassen dürfen.
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Liest Anfrage und Lastenheft, findet vergleichbare frühere Angebote und legt einen Entwurf vor.
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Durchsucht Handbücher, Tickets und gelöste Fälle und schlägt Ihrem Serviceteam Lösungen vor.
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Bereitet Kundentermine vor, fasst Gespräche zusammen und entwirft Follow-ups — Ihr Vertrieb gibt frei.
AnsehenWie lange sucht Ihr Team heute nach Antworten?
Im Erstgespräch klären wir in 30 Minuten, ob ein Wissens-Agent bei Ihnen passt. Kostenlos.