Angebots-Agent: Anfragen, Lastenhefte und Kalkulation mit KI

Im Auftrags- und Projektfertiger entscheidet sich ein großer Teil des Geschäfts, bevor überhaupt produziert wird: Eine Anfrage kommt herein, jemand liest das Lastenheft, klärt Unklarheiten mit dem Kunden, rechnet und schreibt das Angebot. Dieser Ablauf ist wissensintensiv, wiederholt sich ständig und hängt oft an wenigen erfahrenen Personen. Genau hier setzt ein Angebots-Agent an. Dieser Überblick erklärt, was er leistet, wie er aufgebaut ist, was Sie dafür brauchen und wo seine Grenzen liegen.

Was ist ein Angebots-Agent und wofür wird er eingesetzt?

Ein Angebots-Agent ist ein KI-System, das den Weg von der Kundenanfrage zum Angebotsentwurf begleitet: Er liest Anfrage und Anhänge, extrahiert die Anforderungen, erkennt Lücken und Widersprüche, bereitet die Kalkulation aus vorhandenen Daten vor und formuliert einen Entwurf. Die verbindliche Entscheidung über Preis, Termin und Versand trifft weiterhin ein Mensch.

Der Begriff „Agent" ist dabei bewusst gewählt. Anthropic unterscheidet in seinem Beitrag Building effective agents zwischen Workflows, bei denen Sprachmodelle und Werkzeuge über fest vorgegebene Codepfade zusammenarbeiten, und Agenten, die ihren Ablauf und die Nutzung von Werkzeugen selbst steuern. Ein Angebots-Agent ist in der Praxis meist eine Mischung: Der Gesamtablauf von der Anfrage bis zur Freigabe ist fest, innerhalb einzelner Schritte – etwa beim Prüfen eines unübersichtlichen Lastenhefts – entscheidet das Modell selbst, welche Unterlagen es öffnet und welche Daten es nachschlägt.

Typische Einsatzorte sind Unternehmen, die nicht ab Katalog verkaufen, sondern nach Kundenvorgabe fertigen oder Projekte abwickeln: Lohnfertiger, Sondermaschinenbau, Anlagenbau, Werkzeugbau, Elektro- und Gebäudetechnik, Bauzulieferer. Überall dort ist jedes Angebot ein kleines Projekt, und die Durchlaufzeit von der Anfrage bis zum Angebot ist ein Wettbewerbsfaktor.

Zur Einordnung gegenüber verwandten Agenten: Ein Sales-Agent arbeitet vor der Anfrage, er recherchiert Interessenten und bereitet Erstkontakte vor. Ein Kundenservice-Agent beantwortet Fragen bestehender Kunden zu Lieferungen, Rechnungen oder Bestellungen. Ein Service-Agent für den technischen Kundendienst unterstützt bei Störungen und Wartung von Anlagen im Feld. Der Angebots-Agent sitzt genau dazwischen: Er übernimmt, sobald eine konkrete Anfrage vorliegt, und endet mit dem freigegebenen Angebot.

Wie funktioniert ein Angebots-Agent?

Ein Angebots-Agent besteht aus vier Bausteinen, die nacheinander arbeiten: Dokumentenverständnis für den Eingang, eine strukturierte Anforderungsliste, der Abgleich mit Stammdaten und Kalkulationslogik und schließlich der Entwurf mit Freigabeschritt. Zwischen den Bausteinen liegen Prüfpunkte, an denen Fehler auffallen, bevor sie sich fortpflanzen.

Eingang und Dokumentenverständnis

Anfragen kommen als E-Mail mit PDF-Anhängen, als Excel-Stückliste, über ein Kundenportal oder als Ausschreibungsdatei. Aktuelle Sprachmodelle lesen solche Unterlagen direkt. Claude etwa verarbeitet laut Dokumentation zur PDF-Unterstützung jede Seite sowohl als extrahierten Text als auch als Bild, erkennt also auch Tabellen und Diagramme. Die Grenzen sind dort ebenfalls dokumentiert: bis zu 600 Seiten pro Anfrage (100 bei Kontextfenstern unter einer Million Token) und 32 MB Anfragegröße; dichte Dokumente mit vielen Tabellen können das Kontextfenster aber vorher füllen. Lange Lastenhefte werden deshalb in Abschnitten verarbeitet.

Im Bauumfeld kommen Leistungsverzeichnisse häufig im GAEB-Format. Aktuell gültig ist laut GAEB die Version GAEB DA XML 3.3, Version 3.4 ist als Beta gekennzeichnet. Die Austauschphase X83 enthält die Angebotsaufforderung, X84 die Angebotsabgabe mit den Preisen des Bieters, wie die Übersicht der GAEB-Formate zusammenfasst. Solche strukturierten Dateien sollte der Agent nicht „lesen", sondern über einen Parser einlesen – das ist verlässlicher.

Anforderungen strukturieren

Ein Lastenheft ist nach DIN 69901-5 die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen des Auftragnehmers (Definition bei Lexware). Für die Kalkulation ist ein Fließtext wenig hilfreich. Der Agent zerlegt ihn deshalb in einzelne Anforderungen mit Fundstelle, Kategorie (Material, Maß, Norm, Prüfung, Termin, Dokumentation) und Status.

Damit diese Liste maschinell weiterverarbeitet werden kann, sollte sie einem festen Schema folgen. Die Structured Outputs von Claude erzwingen schemakonforme JSON-Antworten durch eingeschränkte Dekodierung; Ausnahmen nennt die Dokumentation für Antworten, die am Token-Limit abbrechen oder abgelehnt werden. Ein Eintrag könnte so aussehen:

{
  "anforderung": "Oberfläche eloxiert, Farbe schwarz",
  "fundstelle": "Lastenheft Abschnitt 4.2, Seite 7",
  "kategorie": "oberflaeche",
  "status": "unklar",
  "rueckfrage": "Ist Hart- oder Dekoreloxal gefordert? Schichtdicke?"
}

Aus den Einträgen mit Status „unklar" oder „widersprüchlich" entsteht automatisch die Rückfragenliste an den Kunden – oft der wertvollste Teil der Arbeit, weil Missverständnisse im Angebot später in Nachträgen oder Reklamationen enden.

Abgleich mit Stammdaten und Vorkalkulation

Im dritten Schritt verbindet der Agent die Anforderungen mit Ihren Daten: Artikelstamm, Arbeitspläne, Materialpreise, frühere Angebote zu ähnlichen Teilen, Lieferantenkonditionen. Der Zugriff erfolgt über Schnittstellen zu ERP, Kalkulationswerkzeug und Dokumentenablage. Ein offener Standard dafür ist das Model Context Protocol (MCP, aktuelle Spezifikationsversion 2026-07-28): Ein MCP-Server stellt einem Agenten Ressourcen (Daten), Prompts und Tools (ausführbare Funktionen) bereit.

Wichtig ist die Rollenverteilung. Der Agent rechnet nicht „frei" im Sprachmodell, sondern ruft Ihre Kalkulationslogik als Werkzeug auf oder füllt deren Eingabemaske vor. Er findet etwa die drei ähnlichsten abgeschlossenen Angebote, übernimmt deren Arbeitsgänge als Vorschlag und markiert, wo die neue Anfrage abweicht. Das Ergebnis ist eine Vorkalkulation mit Begründung je Position – nachvollziehbar statt als Black Box.

Entwurf und Freigabe

Zum Schluss formuliert der Agent den Angebotstext: Leistungsumfang, Annahmen, Ausschlüsse, Lieferbedingungen und die Liste der noch offenen Punkte. Die Freigabe bleibt beim Menschen. Auch Anthropic beschreibt, dass Agenten an Prüfpunkten für menschliches Feedback pausieren können. Technisch heißt das: Der Agent erzeugt einen Entwurf im ERP oder im Postausgang, versendet aber nicht.

Einsatzfelder: Wo im Angebotsprozess hilft der Agent?

Der Agent hilft an fünf Stellen: bei der Sortierung eingehender Anfragen, der Lastenheftprüfung, der Rückfragenliste, der Kalkulationsvorbereitung und dem Angebotstext. Sie müssen nicht alle gleichzeitig einführen. Die meisten Unternehmen starten dort, wo heute die längste Wartezeit entsteht – häufig bei der Lastenheftprüfung.

Anfrage-Triage. Der Agent prüft eingehende Anfragen auf Vollständigkeit, ordnet sie einer Angebotsart zu (Serienteil, Einzelteil, Projekt, Ersatzteil) und schätzt den Aufwand. So landen unvollständige Anfragen sofort mit einer Rückfrage beim Kunden, statt eine Woche im Postfach zu liegen.

Lastenheft- und Spezifikationsprüfung. Der Agent zieht Anforderungen heraus, gleicht sie mit Ihren Fertigungsmöglichkeiten ab (Maschinenpark, Werkstoffe, zertifizierte Verfahren) und markiert, was Sie nicht oder nur mit Fremdleistung erfüllen können. Er findet auch Verweise auf Normen und Werksnormen des Kunden, die im Angebot berücksichtigt werden müssen.

Rückfragen- und Abweichungsliste. Aus Lücken und Widersprüchen entsteht eine strukturierte Liste an den Kunden. Bei Ausschreibungen wird daraus häufig eine Abweichungsliste, die dem Angebot beiliegt.

Kalkulationsvorbereitung. Ähnlichkeitssuche über frühere Angebote, Vorschlag für Arbeitsgänge und Materialien, Abfrage aktueller Materialpreise und Lieferzeiten. Die Kalkulatorin oder der Kalkulator entscheidet über Zuschläge und Preis.

Angebotstext und Dokumentation. Der Agent schreibt Leistungsbeschreibung, Annahmen und Ausschlüsse in der Sprache des Kunden und hält die Begründung der Kalkulation fest – hilfreich, wenn das Angebot Monate später zum Auftrag wird und niemand mehr weiß, warum so gerechnet wurde.

Die Ausprägungen unterscheiden sich je nach Betrieb. Im Projektgeschäft mit Ausschreibungen steht die Lastenheft- und Abweichungsprüfung im Vordergrund, in der Lohnfertigung die schnelle Vorkalkulation ähnlicher Teile, im Ersatzteilgeschäft die Zuordnung der Anfrage zur richtigen Zeichnung. Zu diesen Varianten entstehen eigene Vertiefungsartikel im Wissensbereich. Wie ein solcher Agent in einem konkreten Betrieb aussieht, zeigt die Seite zur Angebotserstellung mit KI-Agenten.

Welche Voraussetzungen brauchen Sie?

Sie brauchen drei Dinge: zugängliche Daten (abgeschlossene Angebote, Anfragen, Kalkulationsgrundlagen), Systeme mit Schnittstellen oder zumindest Exporten und eine Organisation, die klärt, wer freigibt und wer den Agenten pflegt. Perfekte Datenqualität ist nicht nötig, eine nachvollziehbare Ablage schon.

Daten. Am wertvollsten sind abgeschlossene Vorgänge: Anfrage, Rückfragen, Kalkulation, Angebot und – wenn vorhanden – die Information, ob daraus ein Auftrag wurde. Liegen diese Unterlagen verstreut in persönlichen Postfächern, ist das Zusammenführen der erste Arbeitsschritt. Dazu kommen Kalkulationsgrundlagen wie Maschinenkostensätze, Zuschlagssätze und Mindestmengen, die oft nur in einer Excel-Datei einer einzelnen Person stehen.

Systeme. Der Agent braucht lesenden Zugriff auf ERP oder Warenwirtschaft, Dokumentenablage und Postfach sowie einen definierten Ort, an dem er Entwürfe ablegt. Moderne Systeme bieten dafür Programmierschnittstellen; ältere lassen sich oft über regelmäßige Exporte oder eine Datenbank-Lesekopie anbinden. Schreibrechte sollten Sie zu Beginn auf Entwürfe begrenzen.

Organisation. Klären Sie vorab, wer Angebote freigibt, ab welchem Volumen eine zweite Freigabe nötig ist und wer Rückmeldungen zur Qualität der Entwürfe sammelt. Ohne diese Rückmeldeschleife wird der Agent nicht besser.

Datenschutz und Recht. Anfragen enthalten Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern. Setzen Sie einen Cloud-Dienst ein, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung festlegt. Zusätzlich sind Geheimhaltungsvereinbarungen mit Ihren Kunden zu beachten: Manche Lastenhefte dürfen vertraglich nicht an Dritte weitergegeben werden. Dann ist ein lokal betriebenes Modell die Alternative, wie es auf der Seite zu souveräner KI beschrieben ist. Der EU AI Act verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen zudem in Artikel 4, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihres Personals zu ergreifen. Diese Hinweise sind eine Orientierung, keine Rechtsberatung.

Wie führen Sie einen Angebots-Agenten ein?

Führen Sie den Agenten in fünf Schritten ein: eine Angebotsart auswählen, den Ist-Ablauf aufnehmen, mit historischen Fällen testen, im Parallelbetrieb mit Freigabe starten und erst danach auf weitere Angebotsarten ausweiten. Jeder Schritt hat ein klares Ergebnis, an dem Sie entscheiden, ob es weitergeht.

1. Angebotsart wählen. Nehmen Sie eine Angebotsart mit hohem Volumen und wiederkehrender Struktur, etwa Einzelteile nach Zeichnung oder Standardprojekte mit Varianten. Große Einzelprojekte mit monatelanger Abstimmung eignen sich nicht als Einstieg.
2. Ist-Ablauf aufnehmen. Lassen Sie sich von den Kalkulatoren zeigen, wie sie eine Anfrage tatsächlich bearbeiten: welche Dateien sie öffnen, wo sie nachschlagen, welche Fragen sie immer stellen. Diese implizite Prüfliste ist die Grundlage für die Anweisungen an den Agenten.
3. Mit historischen Fällen testen. Spielen Sie abgeschlossene Anfragen durch und vergleichen Sie die Ergebnisse des Agenten mit dem, was damals tatsächlich angeboten wurde. So sehen Sie, wo er zuverlässig ist und wo nicht, ohne dass ein Kunde betroffen ist. Legen Sie diese Fälle als feste Testsammlung ab; jede spätere Änderung wird dagegen geprüft.
4. Parallelbetrieb mit Freigabe. Der Agent bearbeitet neue Anfragen, die Kalkulation prüft und korrigiert. Jede Korrektur wird festgehalten und fließt in die Anweisungen oder die Datenbasis zurück.
5. Ausweiten. Erst wenn die erste Angebotsart stabil läuft, folgt die nächste. Erweiterungen sind dann meist Konfiguration, nicht Neubau.

Anthropic rät, die einfachste funktionierende Lösung zu suchen und Komplexität nur zu erhöhen, wenn sie nachweislich bessere Ergebnisse bringt. Für Angebots-Agenten heißt das: Ein fester Ablauf mit klaren Prüfpunkten ist fast immer der bessere Start als ein frei planender Agent mit Dutzenden Werkzeugen.

Wo liegen Grenzen und Risiken?

Die größten Risiken sind falsch gelesene technische Werte, Kalkulationen auf veralteten Daten, übersehene Ausschlüsse und zu viel Vertrauen in einen gut formulierten Entwurf. Dazu kommen Sicherheitsfragen beim Zugriff auf Systeme. Alle lassen sich beherrschen, wenn der Agent Fundstellen angibt und kein Angebot ohne menschliche Freigabe das Haus verlässt.

Technische Werte aus Zeichnungen. Maße, Toleranzen und Oberflächenangaben aus gescannten Zeichnungen sind fehleranfällig. Behandeln Sie sie als Vorschlag mit Fundstelle, nie als gesicherte Daten. Für Zeichnungen, die in CAD-Systemen vorliegen, ist das direkte Auslesen der Modelldaten verlässlicher.

Veraltete Kalkulationsgrundlagen. Ein Agent, der mit Materialpreisen vom Vorjahr rechnet, produziert plausible, aber falsche Angebote. Jede Kalkulationsgröße braucht ein Datum, und der Agent sollte es im Entwurf ausweisen.

Übersehene Ausschlüsse. Haftungs- und Gewährleistungsklauseln, Vertragsstrafen und Sonderanforderungen stehen oft im Kleingedruckten. Eine feste Prüfliste für solche Punkte gehört in jeden Durchlauf, und juristisch relevante Klauseln gehören zusätzlich vor fachkundige Augen.

Gut formuliert ist nicht gleich richtig. Sprachmodelle schreiben überzeugende Texte, auch wenn die Grundlage falsch ist. Darum muss jeder Entwurf Fundstellen und Annahmen ausweisen, damit die Prüfung schnell geht und nicht nur den Text beurteilt.

Zugriffsrechte. Werkzeuge eines Agenten können Daten lesen und Aktionen auslösen. Die MCP-Spezifikation verlangt deshalb, dass Hosts vor dem Aufruf eines Tools die ausdrückliche Zustimmung des Nutzers einholen, und behandelt Tool-Beschreibungen nicht vertrauenswürdiger Server als nicht vertrauenswürdig. Für Angebots-Agenten gilt: lesende Rechte großzügig, schreibende Rechte nur auf Entwürfe, Versand nie automatisch.

Wann der Ansatz nicht passt. Wenn Sie wenige, sehr große Angebote im Jahr schreiben, die jeweils monatelang verhandelt werden, lohnt sich ein Agent für den ganzen Ablauf kaum; hier hilft eher ein Assistent für die Lastenheftanalyse. Ebenso wenig passt er, wenn die Kalkulationslogik nirgends dokumentiert ist und nur im Kopf einer Person existiert – dann ist das Aufschreiben dieser Logik der erste Schritt, mit oder ohne KI.

Wie fangen Sie konkret an?

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme von zwanzig bis dreißig abgeschlossenen Angeboten einer Angebotsart: Anfrage, Rückfragen, Kalkulation, Ergebnis. Daran sehen Sie, welche Schritte sich wiederholen, wo Informationen fehlen und welcher Baustein den größten Engpass löst. Danach entscheiden Sie über Werkzeuge und Betriebsform.

Hilfreiche Fragen für diese Bestandsaufnahme:

• Wie lange liegt eine Anfrage im Schnitt, bevor jemand sie bearbeitet, und woran liegt das?
• Welche Rückfragen stellen Sie fast immer, und hätte man sie aus den Unterlagen ableiten können?
• Wo steht Ihre Kalkulationslogik, und wer außer der zuständigen Person versteht sie?
• Welche Unterlagen dürfen vertraglich nicht in einen Cloud-Dienst?
• Wer gibt heute frei, und wie würde eine Freigabe eines Agenten-Entwurfs im Alltag aussehen?

In unserem eigenen Betrieb laufen Angebots-, Service-, Wissens- und Sales-Agenten nach genau diesem Muster: fester Ablauf, Fundstellen in jedem Ergebnis, Freigabe durch einen Menschen. Einen Überblick über die Agententypen und ihren Zusammenhang finden Sie auf der Seite zu KI-Agenten für den Mittelstand. Wer Agenten für den technischen Kundendienst vergleichen möchte, findet die Unterschiede auf der Seite zum Service-Agenten.